Kun to av 13 departementer ga innsyn

Offentlighetsloven er et av de viktigste verktøyene norske journalister har. Hovedregelen er at alle som ønsker det, har rett til å søke innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre.

Nå har imidlertid Justis- og beredskapsdepartementet sendt ut et forslag om å endre loven.

Ifølge offentligshetsutvalget legger lovforslaget opp til fullstendig hemmelighold for alt av interne dokumenter - og vil frarøve offentligheten enhver mulighet til å finne ut at de interne dokumentene faktisk eksisterer.

Forslaget er foreløpig ute på høring. Det ble sendt ut 31.mars og fristen for motsvar er 5. juli.

I den anledning ønsket Journalen å finne ut hvor lett det er å få innsyn med dagens regelverk.

Vi har bedt om innsyn i en oversikt over alle ansatte innenfor kommunikasjonsavdelingen i departementene mellom 2000 og 2022. I tillegg har vi forespurt innsyn i lønnsnivå, og hvor lenge hver enkelt av de ansatte har jobbet i departementet. 

Journalen ba også om en oversikt over departementenes årlige kommunikasjonsbudsjett fra år 2000 til og med år 2022.

Kun to departementer har gitt fullt innsyn. 

10 av departementene Journalen ba om innsyn av, avslo deler av innsynskravet. Kun to ga fullt innsyn, mens ett av departementene ikke ville behandle innsynskravet.

Departementene: – For mye arbeid

Journalister og resten av befolkningen har i henhold til offentlighetsloven rett til innsyn i offentlige dokumenter, inkludert opplysninger om ansatte.

De departementene som ikke har gitt fullt innsyn, viser til offentlighetslovens paragraf 9. Den presiserer at man har rett til å få innsyn i en sammenstilling av data, men bare “dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter”.

Flere av departementene begrunnet avslaget med at arbeidet med å finne tallene ble for tidkrevende.

“Innsyn gis bare for perioden 2019 til 2022, fordi det innebærer uforholdsmessig mye arbeid å skaffe oversikt for tidligere år, jf. offentleglova § 9”, skriver landbruks- og matdepartementet i sitt avslag.

Det synet deler ikke den erfarne gravejournalisten Vegard Venli.

– Departementene sitter på tallene dere har bedt om. De vet jo hvem de har utbetalt lønn til. Dette handler ikke om tilgang på informasjon, men en manglende respekt for offentlighetsloven, sier Aftenposten-journalisten til Journalen.

Alle tilsvar fra departementene kan leses nederst i saken.

Foto: Carl Anders Sørheim

– Brudd på offentlighetsloven

Den 3. mai i år henvendte Journalen seg til 13 av departementene. Flere av dem har brukt uker på å behandle innsynskravet. Departementene som valgte å gi delvis innsyn brukte omtrent to uker eller mer på å besvare forespørselen. 

Vegard Venli er svært kritisk til at departementene har brukt så lang tid.

– Når man henvender seg til et offentlig organ og ber om innsyn, skal man etter offentlighetsloven ha fått svar innen en til tre virkedager.

Han mener lang behandlingstid er et brudd på offentlighetsloven. 

– Det er helt uomtvistelig et brudd på offentlighetsloven å bruke over to uker på å svare på et så enkelt innsynskrav, sier Venli.

Av departementene som har svart på Venlis kritikk, avviser samtlige at de har brukt for lang tid på å svare..

Klima- og miljødepartementet viser til at det i innsynskravet ble forklart at absolutt siste frist for innsynskrav var etter to uker. Det kravet overholdt departementet. Også helse- og omsorgsdepartementet avviser at de har brutt offentlighetssloven. 

– Opplysningene måtte sammenstilles manuelt og dette tok derfor noe tid. I tilfeller der det er spesielt tidkrevende å fremskaffe etterspurte opplysninger, åpner loven for å bruke mer enn 1-3 virkedager, skriver de i en e-post til Journalen.

Få sanksjonsmuligheter

Presseforbundet mener graden av hemmelighold i saksbehandlingsprosesser er et utbredt problem blant journalister som jobber med å søke innsyn.

Ifølge tall Presseforbundet har hentet inn fra Statsforvalteren i Oslo og Viken ble 18 av 39 klagesaker som gjaldt hemmelighold etter § 14 i perioden 2022-2023 enten endret (gitt innsyn, helt eller delvis) eller opphevet helt eller delvis.

Med andre ord var altså nesten halvparten av alle unntak feil praktisering av loven.

– Vi har sett eksempler på saker der et departement har brukt lang tid på å svare på innsynskrav, og dette er gjort bevisst fordi man ikke ønsket å gi innsyn, sier jurist i Norsk Presseforbund, Kristine Foss, til Journalen.

– Offentlighetsloven har åpenbart ikke prioritet hos departementene, når de velger ikke å svare dere, sier Venli.

Venli forteller at man ved avslag på en innsynsforespørsel i praksis har to alternativer. Enten kan man klage til Sivilombudet. Ifølge Venli er dette en tidkrevende prosess og departementet er ikke pliktig til å følge Sivilombudets instrukser. 

I tillegg har man anledning til å klage til Kongen i statsråd. 

– Der får man hvertfall ikke medhold. Det er både krevende og problematisk for demokratiet, sier Venli. 

Også Foss mener tendensen gjør det vanskelig for journalister eller andre som ønsker innsyn, å få forespørselen godkjent. 

– Det finnes ingen sanksjoner dersom man bryter offentlighetsloven, så det koster ingenting for departementene å bryte den, sier Foss.

Slik får du innsyn:

• Vær systematisk. Få en rutine på hvordan du følger opp innsynsbegjæringer.
• Du finner dokumenter til statlige virksomheter i e-innsyn. Benytt deg av dette. Du finner lignende elektroniske journaler i kommunene, på deres hjemmesider.
• Blir du nektet innsyn må du kreve en lovhjemmel for avslaget. Du har alltid klagerett. Be om utvidet begrunnelse for avslaget. Det gir bedre grunnlag for å kunne skrive en god klage.
• Du kan klage til Sivilombudet hvis du har brukt opp klagemulighetene i forvaltningen. Hvis det er departementet som nekter innsyn, kan du klage rett til Sivilombudet.
• Ikke gi deg. Ring hver dag frem til du får svar. Benytt alle klagemuligheter du har.

Kilde: Kristine Foss, Norsk Presseforbund

– Et demokratisk problem

Foss trekker paralleller til pandemien, da antall innsynsbegjæringer økte betraktelig. Ifølge Foss opplevde mange journalister at innsynskravene deres ikke ble behandlet. De fikk heller ikke skriftlig begrunnelse for avslaget.

– Det mange journalister erfarte, var at departementene ikke svarte dem i denne perioden. Da måtte vi minne departementene på at offentlighetsloven gjelder også i krisesituasjoner. 

Hun viser til at departementene ved flere anledninger bruker alt for lang tid på å behandle innsynskrav, og dermed ikke følger kravene i offentlighetsloven.

– Når viktig informasjon unntas offentlighet risikerer vi at samfunnet går glipp av viktig informasjon før beslutningen er tatt, avslutter Foss.

En bransje i vekst?

Til tross for Journalen ikke ble gitt fullstendig innsyn i antall ansatte i departementenes kommunikasjonsavdelinger, har vi fått tilgang på tall som viser en økning i departementenes årlige kommunikasjonsbudsjett. Tallene er prisjustert til kroneverdien i 2022.

 

 

Oversikten viser blant annet at kommunal- og distriktsdepartementet har doblet kommunikasjonbudsjettet sitt fra 2005 til 2022.

Venli ser på rollen kommunikasjonsrådgivere har fått, som administrativt ansatte som har som oppgave å spille politikerne gode, som utfordrende:

– Det truer grunnlaget for et opplyst demokrati. Hvis du kombinerer unntaksadgangen i departementer med det kommunikasjonsapparatet som holder journalister borte fra statsrådene, og som sminker uttalelsene deres, så er jeg ikke i tvil om at det er et problem for demokratiet, sier Venli.

Viser en økning

En oversikt over antall ansatte i utenriksdepartementet som Journalen har fått innsyn i, viser at kommunikasjonsstaben i utenriksdepartementet har gått fra to ansatte i 2005 til 14 i 2023. 

Kommunikasjonsrågiver i UD Ane Haavardsdatter Lunde, skriver følgende om veksten: 

– Vi tenker at et viktig moment  i sakskomplekset dere dekker, er hvordan medievirkeligheten har forandret seg radikalt i de årene dere tar for dere – mye på lik linje med hvordan jobbhverdagen har forandret seg for journalister. 

– Mens UD i «gamle dager» kunne svare ut henvendelsene som kom til departementet med èn pressetalsperson, har medievirkeligheten, med døgnkontinuerlig rapportering, levering på ulike plattformer og sosiale medier, ført til at vi svarer ut henvendelser hele døgnet og at antall henvendelser er mangedoblet. 

Haavardsdatter Lunde legger til at kommunikasjonrådgiverne, i tillegg til å betjene medier og de rundt 800 ansatte, også bidrar med kommunikasjonsarbeidet på de rundt 100 ambassadene og utestasjonene til UD.

Dette sier departementene

Journalen har spurt departementene om hvorfor det tok lenger enn 1-3 virkedager å behandle innsynskravet, og om de selv mener at de har brutt med retningslinjene i offentlighetsloven. Dette svarer de:

Klima- og miljødepartementet: Innsynsbegjæringen er datert 3. mai. Vi svarte 12. mai., altså godt innenfor det vi ble bedt om. Et innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, jf. offl. § 29 første ledd. Kravet ble behandlet innenfor de to ukene det ble bedt om i innsynsbegjæringen, altså uten ugrunnet opphold.

Helse- og omsorgsdepartementet: Opplysningene som ble etterspurt, var opplysninger departementet ikke hadde i et dokument det kunne gis innsyn i og som heller ikke kunne fremskaffes med enkle fremgangsmåter. I tilfeller der det er spesielt tidkrevende å fremskaffe etterspurte opplysninger, åpner loven for å bruke mer enn 1-3 virkedager.

Utenriksdepartementet: Vi beklager at tallene sendes over en dag etter den oppgitte fristen. Det er ikke gjort i en håndvending å finne fram til disse tallene, og vi skulle ha gitt dere informasjon med det samme om at vi trengte mer tid for å sammenstille tallene. Vi forsøker å svare ut de aller fleste innsynsbegjæringer innenfor den lovpålagte tidsfristen.

Arbeids og inkluderingsdepartementet: I denne saken har vi forholdt oss til at dere i e-posten opplyste at dere ba om svar innen 14 dager og det har dere fått.

Olje- og energidepartementet: Siden dere oppga at dere hadde en frist på to uker da dere tok kontakt med departementet, har vi forholdt oss til det.

For ordens skyld: Høsten 2022 var Kira Venbakken i praksis i Aftenposten. Der arbeidet hun med Vegard Venli. Venbakken har ikke deltatt i intervjuet med Venli.