Fra kaos til kontroll i Vestfold

På stolen i hjørnet av rommet sitter en jente med kort rødt hår. Hodet er bøyd framover, og fingrene danser raskt over skjermen til en hvit iPhone. Blikket løftes sjelden opp mot jenta med rød jakke som sitter i samme rom. Det kan virke som om de unngår å møte hverandres blikk, som om de ikke har noe til felles. Begge jentene venter på behandling ved barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) i Tønsberg. Men de har ikke ventet lenge.

Se Journalens interaktive grafikk, som viser ventetiden ved din BUP-enhet i 2011.

Fristbrudd og frustrasjon

Tønsberg BUP er en av tre BUP-enheter i Vestfold. I 2011 var gjennomsnittlig ventetid for rettighetspasienter ved fylkets tre BUP-enheter rundt 40 dager, og det forekom ingen brudd på behandlingsfristen. Men situasjonen ved poliklinikkene i Vestfold har ikke alltid vært slik den er i dag.

I 2006 var ansatte ved BUP-enhetene i fylket slitne og frustrerte. BUP mottok om lag 100 nye henvisninger i måneden og klarte ikke behandle dem som ble henvist. Ventelisten økte med rundt 50 pasienter hver eneste måned.

Les mer: Skrikende forskjell i ventetid.

Arbeidstiden til klinikerne (de som arbeider direkte med pasienter, journ. anm.) var preget av klagesaker, telefonsamtaler med frustrerte foreldre og pasienter, samt hyppig kontakt med pasientombudet, advokater og fylkeslegen. Situasjonen var uholdbar.

Måtte ta grep

– Om ikke noe ble gjort annerledes, ville vi hatt 600 pasienter på venteliste ved utgangen av 2006, og kompetente medarbeidere kunne ha sluttet. Det var massivt med fristbrudd, og det var lange ventetider. Vi igangsatte derfor en snuoperasjon, sier avdelingssjef Inger Meland Buene ved barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA) ved Sykehuset i Vestfold til Journalen.

Buene møter Journalen i bygningen som huser Tønsberg BUP, en av Vestfolds tre barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker. Her var gjennomsnittlig ventetid for rettighetspasienter i 2011 blant landets korteste – kun 32 dager. Tallenes tale er klar: Snuoperasjonen har fungert.

Les også: Brøt garantien med 100 dager – i snitt.

VestfoldI 2011 var gjennomsnittlig ventetid for rettighetspasienter ved Vestfolds tre BUP-enheter 39 dager. De foreløpige tallene for 2012 viser også en ventetid på rundt 40 dager. Foto: Øistein Bloch HaukelandReduserte antall brev

Det første grepet som ble tatt våren 2006, var at alle dem som skulle få behandling fikk vite når de hadde første time, uavhengig om timen var innenfor behandlingsfristen eller ikke.

– Det gjorde at pasienten fikk klarhet i når behandlingen kom til å begynne. Før var det veldig uforutsigbart. Pasientene ringte ofte og lurte på hvor lenge de måtte vente, noe som tok mye tid. For det andre fikk vi med dette grepet god oversikt over dem som stod i kø, forteller Buene.

Se video: Journalen besøkte BUP Tønsberg og verstingen Helse Fonna.

Brevet med dato for første time fikk pasienten først etter at henvisningen var vurdert av inntaksteamet til BUP. Det var, i motsetning til før, det eneste brevet pasientene fikk.

– Tidligere sendte vi først ut brev om at henvisningen var mottatt. Så gikk det en stund før henvisningen var oppe i et inntaksteam, og så gikk det en stund før vi sendte brev med informasjon om når pasienten hadde fått time, forteller Buene.

BUP-enhetene i Vestfold mottar om lag 1500 henvisninger i året.

– Det er klart at en redusering fra om lag tre til ett brev per sak, frigjorde ressurser på kontorsiden som kunne utnyttes annerledes, sier Buene.

Men dette grepet var ikke nok. BUPA var også nødt til  å se på arbeidstiden til klinikerne.

Prioriterte pasientene

BUP-enhetene var i en situasjon hvor de måtte sørge for at klinikerne fikk nok tid til å behandle pasienter. En viktig del av snuoperasjonen var derfor å frigjøre klinikerne fra oppgaver som reduserte pasientaktiviteten.

BUPA utarbeidet blant annet en ny arbeidsplan som innebar at klinikerne skulle få fire dager i uka til å jobbe med pasienter. Møter ble, istedenfor å være spredt i løpet av uken, kun avholdt hver tirsdag.

Les mer: Dette er dine rettigheter som BUP-pasient.

– Alt annet enn kontakt med pasientene ble redusert. Hvis vi ikke fikk plass til alle møtene den ene dagen, ja da fikk det vente til neste faste ukedag. Vi snudde det rundt. Det var ikke ventetid på pasientbehandling lenger, men ventetid på administrative oppgaver, forteller Buene.

Samtidig ble det ansatt flere sekretærer, som tok over mange av oppgavene klinikerne tidligere hadde hatt. Eksempelvis satte sekretærene opp timer, istedenfor at klinikerne selv måtte avtale med sine pasienter.

Fra uro til resultater

Under snuoperasjonen ble det protester og uro blant de ansatte, som blant annet fryktet å miste kontroll over egen arbeidstid.

– Ansatte fryktet å gjøre enda mer, da man allerede følte seg totalt overarbeidet, forteller Buene.

Men etter hvert viste snuoperasjonen resultater. I løpet av det første året ble  antall ventende redusert fra 340 til 220 pasienter. Antall pasienter som ventet over 180 dager, ble i løpet av samme år redusert fra 70 til 10.

Og slik fortsatt det. Antall fristbudd sank, og ventetiden ble kortere og kortere. BUPA satte seg selv nye mål, og andre året etter snuoperasjonen ble antall pasienter som ventet over 90 dager, redusert fra 12 til null. 

– På fellesmøter ble utviklingen presentert med grafer. Da kunne de ansatte se resultatet av arbeidet, forteller Buene.

I 2011 var gjennomsnittlig ventetid for rettighetspasienter ved fylkets tre BUP-enheter 39 dager. De foreløpige tallene for 2012 viser også en ventetid på rundt 40 dager.

Fornøyd

– Det var lenge dårlig i Vestfold. Men BUPA har gjennomført en veldig god snuoperasjon, og situasjonen i fylket er i dag ganske bra, sier leder Per Bentsen i Mental Helse Vestfold.

Han skryter av arbeidet til BUPAs avdelingssjef Inger Meland Buene som har klart å eliminere fristbrudd og ventetidsbrudd, uten at det har gått på bekostning av kvalitet.

– Hun har gjort en kjempejobb, sier Bentsen.

Buene forteller at hun og de ansatte, i motsetning til før, ikke lenger tenker så mye på fristbrudd og ventetid.

– Nå har vi rutiner på det. Det fungerer.